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OA办公自动化流程的效率优化问题

作者:佚名出处:博客2014-05-14 06:33

  0 引言

  本文介绍了OA的流程的优化、其设计思路与发展方向,对大型企业办公现状和办公需求进行了详细调研,并以公文流转为核心,分析了原发文流转的业务流程,找出其存在的主要问题,并根据实际情况提出了以需求为主导的业务流程的优化方法及优化结果,给出了切实可行的解决方案。

  优化流程后的办公系统已经在很多地方部署运行,用户反映该系统运行正常,业务运转符合实际并且实现了的信息数据的共享和网络化管理,各项系统功能指标达到了预期目标。

  1 办公自动化系统应用现状

  现如今很多大型企业自身现代化管理的需求,办公自动化系统越来越体现出其重要性,从技术和管理的角度出发,发展深度使用办公自动化系统已是必然趋势。但所运行的系统普遍存在很多问题,特别是在流程制定方面只是把实际办公流程信息化,没考虑到公文流程的优化;由于人为拖沓的习惯也让高效的公文流程不能按时得到处理,冗余重复的流程让不熟练的员工无从下手,影响企业生产经营的整体效率;或者系统设定多种复杂流程让运行环境不稳定,也让员工重复繁琐操作流程造成抵触电子办公的情绪。

  本文主要分享一下对于大型企业的OA办公自动化流程的优化经验。

  2 办公自动化系统普遍问题分析与解决

  要解决好上述几个普遍问题,需要梳理详细的办公业务流程,制定出主线流程,即从起草环节开始至最终发文环节的一系列固定节点,通过用户权限的设定明确对应的上下级关系,从而达到自动判断下一步工作对应人员的功能,优化过的公文运行流程加之短信和邮件等辅助手段的提醒,最终实现整体效率的提高。

  3 办公流程详细分析与设计

  3.1 设计思路

  作者选取大型企业的办公自动化为背景,是因为大型企业的内部机构较为完整,而使用电子公文后是否能做到高效、安全、准确的运转成为企业管理和机关高效运行的根本,而其因为机构众多,很容易陷入电子公文流程照搬现实公文而造成多套文种多套流程,造成使用不便,而对于大型企业人员效率虽然不可控,但它却决定了电子公文实际办理效率。

  3.2 OA系统的通用流程设定是优化的基础

  本文希望通过深入的探讨能让大家看到作为企业,不需要为不同类型的公文单独建立流程。根据现实的公文运转,总结精炼出来一套循环闭环的工作流程。以下为三个最为重要的公文运转流程,见图1—图3。

  图1 发文流程图

  图2 收文流程图

  图3 签报流程图

  

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关键词:OA,网络,信息化,移动办公

责任编辑:瓦谷子

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