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知识管理对于律所发展的 意义

作者:中国律师网出处:论坛2015-04-19 18:40

  这个题目我以前在所里讲过,今天在互联网要颠覆一切传统行业的时代再次来讲,应当意义更加重要。若干年前,有人曾经问我大型国际化的律师事务所与我们中国的律师事务所的主要区别是什么。我回答说除了表面上的一些不同,比如硬件方面诸如办公环境、IT设备、专业秘书服务、相对的高工资等等,最大的不同是对律师事务所知识管理的认识不同和管理水平的不同。

  上一次我在所里讲律师事务所的知识管理的重要性时,用了一个叫做“机构记忆力”的概念(institutional memory)。当时大家对此还比较陌生。现在随着互联网的飞速发展,大家对此概念的理解应当更加容易了。比如,我最近看了热门的好莱坞动画片《超能陆战队》,其中感受最深的就是机器人大白和它身上存储的芯片。有了芯片中存储的知识和信息,大白可以再生,而且有可能会永生,而我们人类头脑中的东西则受到寿命的限制。因此,存放在芯片中的知识与信息,比存放在我们人脑中的知识与信息,更容易在众人中间被传播和分享。

  将律师事务所里众多律师分别办理过的案件资料,尤其是办案后总结出的成功经验进行汇总、分类、提炼、整理,并统一保管的过程,就是形成“机构记忆力”的过程。而互联网作为信息工具,则提供了大量储存与快速分享的便利。

  大型律师事务所的知识管理是律师事务所的核心竞争力之一。为什么呢?比如, 金杜作为一家成立二十多年的律师事务所,它与刚成立的律师事务所除了人数和品牌的不同外,区别还在于金杜不仅有很多优秀的律师,而且这些优秀律师曾经办理过的复杂案件,其相关经验被总结和存储在了我们的知识管理的系统里。这些知识是可以复制的。这是我们与新成立的律师事务所的区别所在。要让年轻一代站在巨人的肩膀上,他们才可能超越前人。如果没有知识的积累与分享,就只能每一代人都重起炉灶、原地踏步。

  “我为人人,人人为我”,是Moses Chan ,这位香港的律师事务所知识管理专家从香港到北京、加盟金杜后提出来的,是律师事务所加强Know-how管理应当强调的一个简明易懂的口号。因为如果律师事务所中每位律师都能将自己在工作中积累的经验放到Know-how系统中,这些经验就可以复制,实现知识的共享。

  大家现在都熟悉跨界这个词,因为仅仅依靠单一的专业知识常常无法满足客户的需要。比如我们现在办理的涉及高速公路的案件,仅仅掌握与仲裁或诉讼相关的知识、了解项目的合同内容是远远不够的。因此,负责争议解决的律师如果能分享我们公司部给其他客户办理投资高速公路的业务所总结出来的经验,对我们办理争议解决的案件会非常有帮助。

  关于知识管理对于律师事务所的好处,我列举二个例子。早些年我们的外商投资部帮许多外商设立合资企业。初级律师常常需要做的一项工作就是把外商投资企业的营业执照翻译成英文。当时,由于大家没有Know-how库,不同的合伙人会不时安排不同的初级律师去翻译这些营业执照。后来我们的知识管理系统建立起来,大家只需花费很少的时间,找到现成的版本稍加修改就可以完成任务。这大大节约了时间,并保证了工作质量。

  第二个例子是我们合规业务Know-how库的建立。当时我们把相关法律法规等公开渠道能找到的外部资料整合在一起,再把过去合规团队做过的给客户的各类建议、备忘录等进行客户信息和敏感信息过滤,再放入Know-how库。当时有一个外国客户咨询一个问题,我们发现这个问题以前有客户咨询过,我们就可以在原有备忘录的基础上进行修改,在很短时间内保质保量的完成了客户交给的任务,实现了所谓的“work hard, work smart”的目的。

  以上两个事例说明,当我们律师事务所做过许多技术含量高的案件时,如果将这些经验收集、整理,过滤客户信息和敏感信息后与大家共享,就等于我们所有的律师,无论是否当时曾经参与过哪些高难度的案件,都有机会获得这些有用的知识与经验。大型律师事务所是“铁打的营盘、流水的兵”,管理好人才、避免人才流失当然重要,但管理好律师事务所的Know-how系统,避免知识与经验的流失,对律师事务所而言,应当更为重要。

  是不是把所有的案件资料与档案都堆到事务所的电脑系统里就等于构建了律师事务所的Know-how系统了呢?当然不是。这里我借用企业管理学中的一个概念——after action review。据说这个概念在军队中尤其被广泛运用,因为任何一场战争,无论大小,都会性命攸关。所以任何一场战斗结束后,军队都需要对已经发生的情形进行深入分析,从中总结经验教训,以便在下一次行动中能更大限度地打击敌人、减少自己的牺牲。

  如果任何一家中国的律师事务所,肯花费时间、投入最优秀的专业辅助人员(professonal support lawyers),长期、不间断的帮助在一线完成任务的律师,及时总结经验、整理有可复制意义的文件资料,尤其是撰写after action review memo, 而不是简单的把所有案件信息放到电脑系统里。当其他律师也养成随时查询KNOWHOW系统的习惯时,则这家律师事务所的综合竞争力就会大大提高。

  当然,对于我们尚没有建立Know-how系统的业务部门,我希望年轻人能养成良好的习惯,学会随时整理自己在工作中学到的一点一滴。一方面,作为律师事务所,应当建立完善我们的Know-how系统,让大家依赖律所的系统,但在系统还未完善之前,我们作为个人也应当学会自我梳理,善于总结,将来有更年轻的律师加入团队,我们也可以与他们轻松的分享相关的知识与信息。

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关键词:知识管理,律所

责任编辑:杨爽

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